При копировании таблиц из Excel в Word, а также при переносе значений ячеек из таблиц Excel в таблицы Word могут возникать различные неприятности в виде несовпадения форматов, размеров и просто некорректной вставки скопированных данных. Для качественного переноса данных из Excel в Word необходимо знать несколько моментов.
Как перенести лист из книги Excel в документ Word?
Для переноса в документ Word данных всего рабочего листа рабочей книги Excel, необходимо перейти на вкладку «Вставка» и в группе кнопок «Текст» нажать кнопку «Объект». На вкладке "Создание из файла" диалогового окна «Вставка объекта»,
при помощи кнопки «Обзор» необходимо найти рабочую книгу с данными для переноса. Стоит отметить, что в рабочей книге активным должен быть тот лист, на котором содержатся данные для переноса в документ Word. При этом вставка данных файла в документ осуществляется так, что их можно редактировать, используя приложение, в котором они были созданы. Другими словами в документе Word появляется область приложения Excel, которая активируется двойным кликом левой кнопки мыши. При этом лента Word заменяется лентой Excel и в этой области документа Word можно внести изменения, используя средства приложения Excel.
Если в диалоговом окне «Вставка объекта» установить флажок в поле «Связь с файлом», то в документе Word будут отображаться в автоматическом режиме изменения, внесенные в исходный файл.
Как перенести таблицу или диапазон ячеек из Excel в Word?
Чтобы перенести таблицу или любой произвольный диапазон ячеек с данными из рабочей книги Excel в документ Word, необходимо в приложении Excel скопировать диапазон ячеек, перейти в приложение Word и на вкладке "Главная" в группе кнопок «Буфер обмена» раскрыть меню кнопки «Вставить» и выбрать один из доступных вариантов вставки, такие как, сохранять исходное форматирование, использовать стили конечного фрагмента, сохранить как рисунок, сохранить только текст и некоторые другие.
Кроме перечисленных вариантов доступен пункт «Специальная вставка», при помощи которого можно вставить скопированную таблицу или диапазон, как объект, а также выбрать другие варианты вставки.
Как быстро переносить таблицы из Excel в документы Word?
Таблицы можно переносить из Excel в Word при помощи надстройки для приложения Excel. Если всем таблицам, которые нужно вставить в документ Word, присвоить имена (создать именованные диапазоны), а в текстовом документе Word создать закладки в тех позициях текста, в которых должны появиться таблицы и все эти данные записать в диапазоне ячеек рабочего листа,
то для быстрого переноса таблиц можно использовать программное решение. При этом таблицы могут находиться на разных листах рабочей книги Excel, а имена листов должны быть прописаны в диапазоне ячеек с исходными данными.
Как выборочно перенести данные из Excel в Word (автоматически)?
В отдельных случаях, когда возникает необходимость заполнить отдельные строки/столбцы таблицы в документе Word данными из Excel, от исполнения многократного действия «Скопировать/Вставить» поможет уйти надстройка для Word по автоматическому заполнению таблиц Word данными из Excel.
Например, при заполнении спецификаций к проектной документации, необходимо выборочно перенести информацию из базы данных рабочей книги Excel в документ Word. При этом нужно перенести не всю таблицу Excel, а только некоторые её строки, при том, что они не расположены в одном диапазоне, который можно было бы скопировать и вставить за одно действие. Надстройка позволяет автоматизировать процесс выборочного переноса данных из таблицы Excel в таблицу Word.
После выбора книги Excel (базы данных) и рабочего листа, содержащего данные для переноса в таблицу документа Word, в диалоговом окне отображаются значения ячеек из первых двух столбцов листа базы данных. Количество отображаемых столбцов пользователь может регулировать самостоятельно, изменяя номера первого и последнего столбца. В зависимости от этого изменяется и содержимое диалогового окна. Первая строка рабочего листа файла базы данных служит заголовками для столбцов в диалоговом окне. Для того, чтобы перенести данные из диалогового окна, необходимо выделить нужные строки, используя левую кнопку мыши и клавиши Ctrl и/или Shift на клавиатуре.
После пуска программы значения всех выделенных в диалоговом окне строк переносятся в ячейки таблицы документа Word, начиная с той ячейки, в которой находится курсор мыши. Надстройка дает возможность выборочного заполнения таблиц в редакторе Word данными из Excel. Примером использования этой надстройки может служить заполнение спецификаций оборудования и материалов к проектной документации, когда для заполнения документов по разделам необходимо выборочно перенести данные из баз данных, созданных на базе рабочих книг Excel в таблицу документа Word.
Для пользователей, использующих широкоформатные мониторы, предусмотрена возможность изменения размеров диалогового окна под ширину окна приложения Word.
Как перенести отдельные значения из Excel в Word?
Для автозаполнения документов Word данными из Excel можно использовать готовые решения (надстройки) как для Word, так и для Excel. Эти решения позволяют автоматически генерировать документы Word на основе данных, содержащихся на листе рабочей книги Excel. В этих решениях предусмотрена возможность пакетного заполнения документов (для случаев, когда на основе одного набора исходных данных нужно заполнять несколько различных документов, например, договор, доп. соглашение, доверенность и так далее).
Неудивительно часто, приходится использовать Excel, как расчетный инструмент — создавать таблицы и графики, делать сложную математику из нескольких таблиц. Однако создавать отчеты о работе или решаемых задачах в большинстве случаев оформляются именно в Word. Как вставить из Excel в Word просто? Как перенести данные со связью? Как сделать все красиво?
Просто копировать из Excel в Word. Как вставить из Excel в Word?
Тут все просто — выделяем нужную таблицу в Excel. Нажимаем «копировать» (), открываем нужный документ Word нажимаем вставить (). Получается примерно так:
Чтобы выровнять границы в таблице Word кликните два раза на границе левой кнопкой мыши (предварительно выбрав всю таблицу), как показано на гифке.
Перенос из Excel в Word и связь Excel и Word
Думаю пункта выше нам мало. Хотелось бы, чтобы еще сохранялась и связь между двумя документами. Т.е. если вы изменяете данные в таблице Excel, то менялись бы данные и в Word. На самом деле это делается быстро.
Опять же выделяем и копируем таблицу в редакторе. Переходим в документ Word. Тут поподробнее. В меню Главная найдите раздел Буфер обмена и кнопка вставить. Выберите Специальная вставка
Откроется окно, как на начальной картинке. Выберите пункт Связать слева и в окне Как: нажмите «Лист Microsoft Office Excel (объект)»
Теперь если вы меняете данные в файле Excel, вы можете обновить данные в Word — они изменятся
Удобно. Для любого продукта MS Office можно применять эту возможность. Мне часто помогает с PowerPoint. Советую.
Конвертировать из Excel в Word
Может так же понадобится сконвертировать любую таблицу в текстовые данные.
Выберите таблицу в Word. Перейдите на появившуюся вкладку Макет — Преобразовать в текст
Задача переноса таблицы из Excel в Word возникает в случае, если составляется большой по объему текстовый документ, содержащий таблицы, требующие вычислений. Примером могут служить курсовые, дипломные работы, тексты диссертаций. Всем, кто столкнулся с такой проблемой, адресована эта статья.
Можно выделить несколько подзадач:
- перенести таблицу с потерей формул и, соответственно, возможности пересчета при изменении данных, но с возможностью изменения шрифта, границ и других параметров форматирования;
- перенести таблицу как графический объект (рисунок);
- перенести таблицу, оставив связь с программой, где она была создана, и, соответственно, возможность изменения результатов вычислений;
- перенести только текст из ячеек.
В первом случае ваши действия таковы:
- выделите исходную таблицу в Excel ;
- скопируйте ее любым приемлемым для вас способом;
- в окне Word укажите место нового расположения таблицы, вызовите команду Вставка (кнопка на вкладке Главная или команда в контекстном меню ) и выберите первый или второй вариант в Параметрах вставки (результаты обоих вариантов видны на рисунке). Если вы используете для вставки "горячие клавиши" (CTRL + V ), то будет произведена вставка с первым вариантом параметров вставки, а возле вставленной таблицы появляется кнопка выбора параметров.
Во втором случае при вставке выберите предпоследний вариант в Параметрах вставки .
После этого вы можете делать с таблицей все, что можно делать с рисунком (вращать, изменять размеры и тому подобное).
В третьем случае при вставке выберите варианты, обозначенные значком ¥ (их два, разница только в оформлении вставленных таблиц).
Оценить достоинство таких способов вставки можно, если изменить данные в исходной таблицы, затем в другой, связанной, в контекстном меню выбрать Обновить связь .
При этом автоматически значения в ячейках таблицы изменятся в соответствии с текущими значениями в файле Excel.
В четвертом случае выберите последний вариант Параметров вставки . Результатом будет структурированный текст без таблицы.
Кроме рассмотренных существуют еще несколько вариантов Специальной вставки таблиц, созданных в Excel. В рамках этой статьи рассмотрим один из них. Если в окне выбора специальной вставки остановиться на первой команде (Лист Excel ) с параметром Вставить , то у пользователя будет возможность при двойном щелчке по таблице переходить в режим редактирования значений (в исходной таблице Excel ничего не изменяется).
Причем редактировать можно будет даже данные персональные или скрытые. Эта возможность появляется при использовании Инспектора документов , который запускается командой Поиск проблем на вкладке Файл . Такие данные могут существовать в вашей таблице независимо от того, предпринимали ли вы сами действия по их созданию (например, сведения об авторстве, пути к принтеру и некоторые другие). Доступ к Инспектору документов имеется в версиях программ Microsoft Office после 2013 года.
Изучив способы переноса таблиц из Excel в Word, вы сможете не только рационально организовать свою работу, но и обезопасить свои данные.
Ворд не сильно приспособлен для проведения сложных расчетов, поэтому все они проводятся в Excel. В последствии появляется необходимость перенести таблицы Excel в Word. По незнанию некоторые пользователи могут начать попросту «перебивать » все данные в созданную таблицу в текстовом документе, превратив простую задачу в рутинное занятие, но на самом деле вставить таблицу Excel в Word очень просто. Для этого даже нет необходимости каким-либо образом таблицу Excel преобразовывать в Word.
Самый простой способ вставить таблицу Excel в Word, это выделить всю таблицу в Excel, скопировать ее в буфер обмена комбинацией клавиш «CTRL+C» или через меню, установить курсор в необходимом месте на листе Word, и вставить таблицу из буфера комбинацией клавиш «CTRL+V» или через меню. По умолчанию вставится обычная таблица со всеми скопированными данными, но при этом в правом нижнем углу таблицы появится специальный значок, нажав на который можно выбрать различные параметры вставки. Перемещая курсор от одного типа вставки к другому, сразу можно наблюдать результат на листе, что позволить наиболее точно подобрать необходимый параметр вставки, если это необходимо.
Как правило при сложных расчетах и большом количестве данных возможны различные корректировки, которые приводят к изменению данных в таблице Excel. Переносить каждый раз таблицу Excel в Word после каждых таких изменений, это не выход, особенно, если таких таблиц несколько. К счастью можно так вставить таблицу Excel в Word, чтобы между ними была постоянная связь и при изменениях в файле Excel, менялись данные и в таблице Word. Делается это с помощью меню «Специальная вставка» , которое можно найти на вкладке «Главная» в меню «Вставить» .
Перед выбором данного пункта меню необходимо в Excel скопировать таблицу. После выбора пункта «Специальная вставка» появляется окошко, в котором необходимо выбрать «Связать» и в графе «Как:» выбрать «Лист Microsoft Excel (объект)» . В результате при изменении данных в Excel данные будут меняться и в Word. При двойном клике по такое таблице мы будем попадать на эту таблицу в файле Excel. При необходимости можно принудительно обновлять данные в таблице Word через меню. Для этого нажимаем правой кнопкой мыши на таблицу и выбираем «Обновить связь» .
Для начала, нужно понять, как приложение преобразует документ. Когда вы импортируете документ в Excel, программа определяет, какой фрагмент информации будет размещен в отдельной ячейке таблицы, используя для этого определенные символы в тексте. Посредством форматирования данных в документе перед импортированием вы сможете контролировать вид конечной таблицы и свести к минимуму необходимость форматировать документ вручную. Этот способ удобен, если вам нужно импортировать большой список из документа Word в таблицу Excel.
- Этот метод особенно эффективен, если вы импортируете список из нескольких элементов одинакового формата (список адресов, телефонных номеров, адресов электронной почты, и так далее).
Проверьте документ на предмет ошибок форматирования. Перед началом процесса преобразования удостоверьтесь в том, что все элементы списка имеют одинаковое форматирование. Если необходимо, исправьте возможные ошибки пунктуации или перестройте элементы, которые не соответствуют остальным. Это обеспечит правильную передачу данных.
Включите отображение знаков форматирования в документе Word. Отображение скрытых знаков форматирования поможет выбрать оптимальный способ разделения элементов списка. Чтобы отобразить знаки форматирования, нажмите кнопку "Отобразить все знаки" во вкладке Главная, или нажмите комбинацию клавиш Ctrl + ⇧ Shift + *
- В большинстве списков будет стоять или один знак абзаца в конце каждой строки, или один в конце строки и один в пустой строке между элементами. Вы будете использовать эти знаки для вставки символов, которые приложение Excel использует для распределения данных по ячейкам таблицы.
Удалите знаки абзаца между элементами, чтобы избавиться от пустых строк. Приложение Excel использует пустые строки между элементами списка для идентификации отдельных строк с данными, но сейчас их нужно удалить, чтобы процесс форматирования прошел корректно. Не беспокойтесь, немного позже вы добавите их снова. Этот метод уместен в тех случаях, когда один знак абзаца стоит в конце пункта списка и один – в пустой строке между пунктами (два в строке).
- Введите в поле поиска ^p^p . Это кодовое обозначение двух знаков абзаца в строке. Если каждый элемент списка состоит из одной сплошной строки, и между элементами нет пустых строк, используйте команду ^p .
- В поле Заменить введите знак разделения. Этот знак не должен повторяться больше нигде в этом документе. Например, можно использовать знак ~ .
- Нажмите кнопку Заменить все . Вы заметите, что все элементы списка объединились между собой, но не стоит беспокоиться, поскольку в соответствующих местах расставлены разделители (после каждого элемента).
Выделите каждый элемент в отдельное поле. Теперь, когда элементы списка разделены так, что они отображаются в последовательных строках, нам нужно обозначить, какие данные будут отображаться в каждом поле. Например, если в первой строке каждого элемента указано имя, во второй – адрес, и в третьей – регион и почтовый индекс, вы можете
- Нажать Ctrl + H чтобы открыть окно Найти и заменить.
- Удалить один из знаков ^p в поле Найти.
- Изменить знак в поле Заменить на запятую, .
- Нажать кнопку Заменить все . Оставшиеся знаки абзацев будут заменены запятыми, которые будут выделять каждую строку в отдельное поле.
Замените разделители, чтобы завершить процесс форматирования. Когда вы проделаете два вышеописанных шага по поиску и замене, ваш список больше не будет выглядеть как список. Вся информация будет представлена одной непрерывной строкой, а ее фрагменты будут разделены запятыми. Последняя операция поиска и замены вернет вашим данным вид списка, при этом отдельные фрагменты будут разделены запятыми.
- Нажмите Ctrl + H чтобы открыть окно Найти и заменить.
- В поле Найти введите символ ~ (или другой символ, который вы выбрали ранее).
- В поле Заменить введите ^p .
- Нажмите на кнопку Заменить все . Все элементы вашего списка будут разбиты на отдельные группы, разделенные запятыми.
Сохраните документ, как простой текстовый файл. Теперь, когда форматирование завершено, можно сохранить документ в виде текстового файла. Это позволит приложению Excel прочесть и проанализировать данные и разместить каждый фрагмент в соответствующем поле.
- Перейдите во вкладку Файл и выберите пункт "Сохранить как".
- Откройте выпадающее меню "Тип файла" и выберите "Обычный текст".
- Введите имя вашего файла и нажмите кнопку Сохранить .
- Если появится окно Преобразование файла, просто нажмите OK .
Откройте файл с помощью приложения Excel. Теперь, когда вы сохранили файл в виде обычного текста, вы сможете открыть его с помощью приложения Excel.
- Перейдите во вкладку Файл и выберите пункт Открыть.
- Откройте выпадающее меню "Все файлы Excel" и выберите "Текстовые файлы".
- В окне Мастер текстов (импорт) нажмите кнопку Далее > .
- В списке Разделители выберите "Запятая". В окошке предпросмотра вы увидите, как элементы вашего списка будут разделены в таблице. Нажмите Далее > .
- Выберите формат данных для каждой колонки и нажмите Готово .